Votre police avait l'air bien, jusqu'à ce qu'elle ne soit plus la vôtre
Le DOCX est le projet de travail ; le PDF est l'instantané que votre client peut ouvrir n'importe où sans drame de redistribution. La conversion au format PDF est une étape de fiabilité, pas une flexibilité. Les polices restent silencieuses jusqu'à ce qu'elles se trompent, puis elles deviennent la chose la plus bruyante dans une salle remplie de parties prenantes. Les polices, les pieds de page et les tableaux peuvent être parfaits sur votre écran, puis légèrement décalés dans Word de quelqu'un d'autre. Un PDF vous permet de faire en sorte que les impressions, les boîtes de réception et les projecteurs voient ce que vous pensez avoir déjà approuvé. Si un paquet nécessite plusieurs fichiers Word sources, fusionnez le PDF gratuitement en ligne à la fin afin que le lecteur obtienne toujours un seul fichier, et si le PDF est volumineux, compressez le PDF pour le courrier électronique comme étape du dernier kilomètre. Imaginez une clôture trimestrielle dans laquelle les finances envoient un PDF, les services juridiques envoient un PDF et la lettre de motivation se trouve dans une troisième exportation ; votre travail consiste à faire en sorte que cela ressemble à un paquet compétent avant l'appel du conseil d'administration. Imaginez un collègue distant qui ne peut pas venir à votre bureau pour « ouvrir simplement le bon » et un client poli mais occupé ; votre nom de fichier et la structure de votre fichier font partie du respect que vous leur témoignez. En cas de doute, prévisualisez quelques pages clés, y compris tout ce qui contient de l'argent, des signatures ou des termes de conformité, car ce sont les pages que les gens zooment lorsque le stress est élevé. Si la prochaine étape de votre journée est une limite stricte de boîte aux lettres, il est utile de savoir que vous pouvez fusionner des PDF gratuitement en ligne pour un seul transfert, compresser un PDF pour le courrier électronique lorsqu'un fil de discussion rebondit, convertir un PDF en Word lorsqu'une modification rapide est plus rapide qu'une reconstruction et signer un PDF en ligne lorsque les approbateurs à distance attendent une contre-signature. Les petits détails – l’ordre des pages, une taille de fichier lisible, une signature qui atterrit sur la bonne ligne – sont la façon dont les employés de bureau font preuve d’attention lorsque le calendrier ne le fait pas.
Faire en sorte que les polices survivent au transfert de Word vers PDF
- Choisissez des polices Office-safe pour les documents internes qui doivent voyager, et si vous devez utiliser une police de marque, vérifiez les licences pour l'intégration, car certains visages interdisent l'intégration de sous-ensembles pour les PDF externes dans certains contrats.
- Exportez, puis ouvrez dans un deuxième profil de machine si vous le pouvez, ou demandez à un ami d'ouvrir un fichier jetable sur un autre système d'exploitation pour détecter les substitutions évidentes entre Windows et Mac dans une organisation de bureau mixte.
- Pour le code, envisagez un style préformaté qui résiste aux changements de polices et évitez les lettres fines qui semblent élégantes sur un écran Retina mais qui s'étalent dans le mode toner bon marché d'une imprimerie.