Cuando el PDF es una imagen de palabras, no palabras
Un PDF es fácil de ver, pero las palabras que necesita pueden quedar atrapadas: citas largas para solicitudes de propuestas, limpieza de datos, preparación de traducción o una cita que debe pegar sin volver a escribir. La extracción es el puente hacia las herramientas de texto normales. OCR es para escaneos, fotografías y PDF que parece texto pero que nunca fue realmente seleccionable hasta que se realizó una revisión cuidadosa y una lectura cuidadosa después. Para los escaneos, el OCR es parte de la historia, y una lectura cuidadosa sigue siendo el hábito de la oficina que evita que un 3 silencioso se convierta en un 8 en una identificación de caso, porque el corrector ortográfico no es un oficial de cumplimiento. Cuando el texto extraído debe convertirse en un nuevo documento oficial, muchos equipos convierten un PDF a Word para editarlo, y cuando el producto final sigue siendo un PDF, recuerde que también puede comprimir el PDF para enviarlo por correo electrónico para que la nueva exportación viaje limpiamente. Imagínese a un colega remoto que no puede acercarse a su escritorio para "abrir simplemente el correcto" y a un cliente educado pero ocupado; el nombre de su archivo y la estructura de su archivo son parte del respeto que les muestra. Imagínese a un trabajador de campo cargando recibos, un estudiante que trabaja desde casa enviando un paquete de tesis y un director de proyecto que todavía tiene que aprobar una orden de cambio: diferentes títulos, la misma presión de tiempo. Un buen hábito es mantener un nombre maestro obvio y una fecha obvia en el nombre del archivo, de modo que en el futuro pueda encontrar el paquete sin abrir diez copias que parecen todas iguales. Si el siguiente paso de su día es un límite estricto de buzones de correo, le ayudará saber que puede fusionar PDF gratis en línea para una sola transferencia, comprimir PDF para enviarlo por correo electrónico cuando un hilo rebota, convertir PDF a Word cuando una edición rápida es más rápida que una reconstrucción y firmar PDF en línea cuando los aprobadores remotos están esperando una firma.
Pasar de un PDF escaneado a un texto que puedas corregir
- Si el escaneo está muy torcido, intente volver a escanearlo con bordes rectos, porque una buena entrada siempre supera al software de corrección heroica en el flujo de trabajo de la oficina.
- Ejecute OCR y conversión, luego use el panel de navegación de texto para ver si los títulos se convirtieron en niveles de esquema reales o simplemente líneas en negrita que debe reestructurar para un TOC.
- Lea lentamente cada página con números y nombres propios y conserve el PDF escaneado para necesidades de auditoría donde la imagen sea la fuente de confianza para firmas y sellos.