Los capítulos son para lectores; los archivos adjuntos deben coincidir
No todas las transferencias deben incluir todas las páginas. A veces lo más responsable es una porción estrecha, no un volcado de contrato que ahoga a la persona que solo necesita el horario B esta tarde. Los capítulos son la forma en que los humanos aprenden; Los archivos adjuntos deben alinearse con lo que la gente realmente está trabajando esta semana, no con el libro completo cada vez. Dividir es cómo publicar el rango de páginas correcto en un ticket, enviar un capítulo a un revisor o reducir el tamaño de un archivo adjunto dividiendo un archivo largo en dos partes sensibles. Si más adelante está creando un nuevo paquete a partir de partes, puede volver a fusionar PDF gratis en línea y, si la porción aún es grande, puede comprimir el PDF para enviarlo por correo electrónico en una segunda pasada una vez que sepa lo que el destinatario realmente necesita ver. Imagínese a un colega remoto que no puede acercarse a su escritorio para "abrir simplemente el correcto" y a un cliente educado pero ocupado; el nombre de su archivo y la estructura de su archivo son parte del respeto que les muestra. Imagínese un cierre trimestral en el que Finanzas envía un PDF, Legal envía un PDF y la carta de presentación se encuentra en una tercera exportación; su trabajo es hacer que se sienta como un paquete competente antes de la convocatoria de la junta. Un buen hábito es mantener un nombre maestro obvio y una fecha obvia en el nombre del archivo, de modo que en el futuro pueda encontrar el paquete sin abrir diez copias que parecen todas iguales. Si el siguiente paso de su día es un límite estricto de buzones de correo, le ayudará saber que puede fusionar PDF gratis en línea para una sola transferencia, comprimir PDF para enviarlo por correo electrónico cuando un hilo rebota, convertir PDF a Word cuando una edición rápida es más rápida que una reconstrucción y firmar PDF en línea cuando los aprobadores remotos están esperando una firma.
Separar un PDF por capítulos de forma práctica
- Abra la tabla de contenido en el PDF y marque los límites de las páginas donde debe comenzar un capítulo, utilizando los números de página del PDF, no los números de línea impresos en el cuerpo del texto si no están de acuerdo.
- Divida cada rango un capítulo a la vez si la herramienta es simple y nombre los archivos para que coincidan con el título del capítulo que la gente ya usa en la conversación.
- Envíe un mensaje breve que explique qué archivo coincide con cada flujo de trabajo y adjunte un índice de portada si su audiencia es externa.