Les chapitres sont destinés aux lecteurs ; les pièces jointes doivent correspondre
Tous les transferts ne doivent pas inclure chaque page. Parfois, la chose la plus responsable est une tranche étroite, pas un dépotoir d'un contrat qui noie la personne qui n'a besoin que de l'horaire B cet après-midi. Les chapitres sont la façon dont les humains apprennent ; les pièces jointes doivent correspondre à ce sur quoi les gens travaillent réellement cette semaine, et non à l'intégralité du livre à chaque fois. Le fractionnement consiste à publier la bonne plage de pages sur un ticket, à envoyer un chapitre à un réviseur ou à réduire la taille d'une pièce jointe en divisant un long fichier en deux parties judicieuses. Si vous créez ultérieurement un nouveau paquet à partir de morceaux, vous pouvez à nouveau fusionner des PDF gratuitement en ligne, et si la tranche est encore volumineuse, vous pouvez compresser le PDF pour le courrier électronique en une seconde fois une fois que vous savez ce que le destinataire a réellement besoin de voir. Imaginez un collègue distant qui ne peut pas venir à votre bureau pour « ouvrir simplement le bon » et un client poli mais occupé ; votre nom de fichier et la structure de votre fichier font partie du respect que vous leur témoignez. Imaginez une clôture trimestrielle dans laquelle les finances envoient un PDF, les services juridiques envoient un PDF et la lettre de motivation se trouve dans une troisième exportation ; votre travail consiste à faire en sorte que cela ressemble à un paquet compétent avant l'appel du conseil d'administration. Une bonne habitude est de conserver un nom principal évident et une date évidente dans le nom du fichier, afin que vous puissiez à l'avenir retrouver le paquet sans ouvrir dix copies qui se ressemblent toutes. Si la prochaine étape de votre journée est une limite stricte de boîte aux lettres, il est utile de savoir que vous pouvez fusionner des PDF gratuitement en ligne pour un seul transfert, compresser un PDF pour le courrier électronique lorsqu'un fil de discussion rebondit, convertir un PDF en Word lorsqu'une modification rapide est plus rapide qu'une reconstruction et signer un PDF en ligne lorsque les approbateurs à distance attendent une contre-signature.
Séparez un PDF par chapitres de manière pratique
- Ouvrez la table des matières du PDF et marquez les limites de page là où un chapitre doit commencer, en utilisant les numéros de page du PDF, et non les numéros de ligne imprimés dans le corps du texte s'ils ne sont pas d'accord.
- Divisez chaque plage un chapitre à la fois si l'outil est simple et nommez les fichiers pour qu'ils correspondent au titre du chapitre que les gens utilisent déjà dans la conversation.
- Envoyez un court message expliquant quel fichier correspond à quel flux de travail et joignez un index de couverture si votre public est externe.