Der Papierknopf bedeutet in unseren Köpfen immer noch „Ausgabe“.
Das DOCX ist der Arbeitsentwurf;Das PDF ist der Schnappschuss, den Ihr Kunde überall öffnen kann, ohne dass es zu Reflow-Problemen kommt.Die Konvertierung in PDF ist ein Schritt der Zuverlässigkeit, kein Flex.Das Print-to-PDF-Denken ist ein mentales Modell, das die Menschen verstehen: Die Seite, die ich sehe, ist die Seite, die die Welt sehen wird.Schriftarten, Fußzeilen und Tabellen können auf Ihrem Bildschirm perfekt aussehen und sich im Word einer anderen Person leicht verschieben.Mit einem PDF erstellen Sie Ausdrucke, Posteingänge und Projektoren sehen, was Sie Ihrer Meinung nach bereits genehmigt haben.Wenn für ein Paket mehrere Word-Quelldateien erforderlich sind, führen Sie die PDF-Datei am Ende kostenlos online zusammen, damit der Leser immer noch eine einzelne Datei erhält. Wenn die PDF-Datei umfangreich ist, komprimieren Sie sie als letzten Schritt für E-Mail.Stellen Sie sich einen vierteljährlichen Abschluss vor, bei dem die Finanzabteilung eine PDF-Datei sendet, die Rechtsabteilung eine PDF-Datei sendet und das Anschreiben in einem dritten Export gespeichert ist.Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass es sich vor dem Vorstandsgespräch wie ein kompetentes Paket anfühlt.Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der Quittungen hochlädt, einen Home-Office-Studenten, der ein Paket seiner Abschlussarbeit einreicht, und einen Projektmanager, der noch die Genehmigung für einen Änderungsauftrag einholen muss: unterschiedliche Titel, der gleiche Zeitdruck.Wenn Sie sich jemals unsicher sind, sehen Sie sich einige wichtige Seiten in der Vorschau an, einschließlich aller Seiten, die sich mit Geld, Unterschriften oder Compliance-Sprachen befassen, denn das sind die Seiten, auf die gezoomt wird, wenn der Stress hoch ist.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.Die kleinen Details – Seitenreihenfolge, eine lesbare Dateigröße, eine Signatur, die in der richtigen Zeile landet – sind die Art und Weise, wie Büroangestellte Sorgfalt walten lassen, wenn der Kalender dies nicht tut.
Exportieren Sie aus Word mit der Denkweise „Drucken als PDF“.
- Legen Sie zuerst die Seitengröße, Ausrichtung und Ränder in Word fest und vermeiden Sie manuelle Zeilenumbrüche in der letzten Sekunde, da diese zu hässlichen Umbrüchen werden, wenn jemand später im Team in einem gemeinsamen Projekt die DOCX-Datei erneut öffnet.
- Wenn Ihr Dokument eine Kopf- oder Fußzeile verwendet, überprüfen Sie ungerade und gerade Seiten, wenn die Vorlage unterschiedliche Seiten verwendet, da einige Exporte bei Duplexaufträgen Überraschungen mit sich bringen, die einer Deckblattrichtlinie entsprechen müssen.
- Führen Sie den Export aus und öffnen Sie die PDF-Datei dann in zwei verschiedenen Viewern, wenn das Dokument öffentlich veröffentlicht werden soll, da einige subtile Transparenzeffekte unterschiedlich dargestellt werden, insbesondere auf Mac und Windows in einer gemischten Büroorganisation.