Kapitel sind für Leser;Anhänge sollten übereinstimmen
Nicht jede Übergabe sollte jede Seite umfassen.Manchmal ist die verantwortungsvollste Sache ein schmaler Ausschnitt, nicht ein Müllhaufen eines Vertrags, der die Person ertränkt, die heute Nachmittag nur Zeitplan B braucht.Kapitel sind die Art und Weise, wie Menschen lernen.Anhänge sollten mit dem übereinstimmen, woran die Leute diese Woche tatsächlich arbeiten, und nicht jedes Mal mit dem gesamten Buch.Beim Teilen können Sie den richtigen Seitenbereich zu einem Ticket hinzufügen, ein Kapitel an einen Prüfer senden oder eine Anhanggröße unterschreiten, indem Sie eine lange Datei in zwei sinnvolle Teile aufteilen.Wenn Sie später ein neues Paket aus einzelnen Teilen zusammenstellen, können Sie die PDF-Datei erneut kostenlos online zusammenführen. Wenn das Segment noch groß ist, können Sie die PDF-Datei in einem zweiten Durchgang für E-Mails komprimieren, sobald Sie wissen, was der Empfänger wirklich sehen muss.Stellen Sie sich einen entfernten Kollegen vor, der nicht an Ihren Schreibtisch kommen kann, um „einfach das Richtige zu öffnen“, und einen Kunden, der höflich, aber beschäftigt ist;Ihr Dateiname und Ihre Dateistruktur sind Teil des Respekts, den Sie ihnen entgegenbringen.Stellen Sie sich einen vierteljährlichen Abschluss vor, bei dem die Finanzabteilung eine PDF-Datei sendet, die Rechtsabteilung eine PDF-Datei sendet und das Anschreiben in einem dritten Export gespeichert ist.Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass es sich vor dem Vorstandsgespräch wie ein kompetentes Paket anfühlt.Eine gute Angewohnheit ist es, einen offensichtlichen Masternamen und ein offensichtliches Datum im Dateinamen beizubehalten, damit Sie das Paket in Zukunft finden können, ohne zehn Kopien öffnen zu müssen, die alle gleich aussehen.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.
Teilen Sie ein PDF auf praktische Weise in Kapitel auf
- Öffnen Sie das Inhaltsverzeichnis in der PDF-Datei und markieren Sie die Seitengrenzen, an denen ein Kapitel beginnen soll. Verwenden Sie dabei die Seitenzahlen der PDF-Datei und nicht die gedruckten Zeilennummern im Fließtext, wenn diese nicht übereinstimmen.
- Teilen Sie jeden Bereich Kapitel für Kapitel auf, wenn das Tool einfach ist, und benennen Sie die Dateien so, dass sie mit dem Kapiteltitel übereinstimmen, den die Leute bereits in Gesprächen verwenden.
- Senden Sie eine kurze Nachricht, in der erklärt wird, welche Datei zu welchem Workstream passt, und fügen Sie einen Cover-Index bei, wenn Ihre Zielgruppe extern ist.