仕事は編集、そして今日がその日
PDF は見やすいですが、RFP の長い引用、データのクリーンアップ、翻訳の準備、または再入力せずに貼り付ける必要がある引用など、必要な単語が閉じ込められる可能性があります。抽出は、通常のテキスト ツールへの橋渡しです。バッチ抽出は運用の現実です。ファイルのキューと、セット内の最も恐ろしいページの進行状況とスポット チェックを伴う一貫したエクスポートの必要性です。スキャンの場合、OCR も問題の一部であり、スペル チェッカーはコンプライアンス担当者ではないため、ケース ID のサイレント 3 が 8 に変わってしまうことを防ぐために、注意深く読むことが依然としてオフィスの習慣になっています。抽出したテキストを新しい公式文書にする必要がある場合、多くのチームは編集のために PDF を Word に変換します。最終成果物がまだ PDF である場合は、新しいエクスポートがきれいに送信されるように PDF を電子メール用に圧縮することもできることを覚えておいてください。財務部門が PDF を送信し、法務部門が PDF を送信し、カバーレターが 3 番目のエクスポートに保存される四半期決算を想像してください。あなたの仕事は、役員会議の前に、それを有能なパケットのように感じさせることです。財務部門が PDF を送信し、法務部門が PDF を送信し、カバーレターが 3 番目のエクスポートに保存される四半期決算を想像してください。あなたの仕事は、役員会議の前に、それを有能なパケットのように感じさせることです。それが人間の中心であり、すべてにルールがある受信ボックス、ポータル、プリンターを使って最善を尽くしている人々のための親切なワークフローです。メールボックスの制限が厳しい場合、1 回のハンドオフで PDF をオンラインで無料で結合したり、スレッドがバウンスしたときに PDF を電子メール用に圧縮したり、再構築よりクイック編集の方が速い場合に PDF を Word に変換したり、リモートの承認者が連署を待っているときに PDF にオンラインで署名したりできることを知っておくと役立ちます。
PDF をテキストにした後でも安心して編集できます
- PDF に残っている 2 つのスペースと奇妙なハイフネーションを検索します。これらの小さなアーティファクトは、オフィスのキューで次の受け渡しのためにレイアウトし直すときに大きな迷惑となるためです。
- 数値を更新する必要がある場合は、特に財務分野では、古いものと新しいものを記録しておいてください。電子メールで優れた記事を書いても、シート自体をきちんと監査する必要があるからです。
- 再エクスポートする場合は、フォームに必要な部分を平坦化し、セキュリティ設定を確認してください。これは、テキストのエクスポートにより、PDF のパブリック配信を意図していなかった編集権限が再び有効になる可能性があるためです。