メールボックスに「いいえ」と表示され、ロックされた PDF が必要な場合
PDF の中には、気軽に転送できないものもあります。パスワード、アクセス許可、および強力な暗号化は、オフィス ワーカーがファイルを雰囲気ではなくポリシーに一致させる方法です。パスワードは、給与、健康情報、まだ公開されていない草案、プロセスに対するクライアントの信頼など、大きなストーリーを保護できる小さな文字列です。問題点は、個人データ、財務表、戦略草案ページに対する間違った見方であることです。保護ステップは、組織が期待する箇所に摩擦を加えてから、主要なエクスポートと同様にコピーで出力をテストするための実用的な方法です。保護されたファイルがまだチャネルに対して大きすぎる場合は、許可があり、プレビュー パス後にのみ、電子メール用に PDF を圧縮できます。また、保護されていないクリーンなハンドオフが必要な場合は、公開スレッドのショートカットではなく、組織のパスワード削除ポリシーに従ってください。領収書をアップロードするフィールド ワーカー、論文パケットを提出するホーム オフィスの学生、そして依然として変更指示の承認を得なければならないプロジェクト マネージャーを想像してみてください。肩書きは異なりますが、時間のプレッシャーは同じです。「ちょうどいいものを開いて」デスクに来ることができない遠方の同僚や、礼儀正しいが忙しい顧客を想像してみてください。ファイル名とファイル構造は、あなたがそれらに示す敬意の一部です。良い習慣として、ファイル名に明らかなマスター名と明らかな日付を 1 つずつ残しておくと、将来、すべてが同じように見える 10 個のコピーを開かなくてもパケットを見つけることができます。メールボックスの制限が厳しい場合、1 回のハンドオフで PDF をオンラインで無料で結合したり、スレッドがバウンスしたときに PDF を電子メール用に圧縮したり、再構築よりクイック編集の方が速い場合に PDF を Word に変換したり、リモートの承認者が連署を待っているときに PDF にオンラインで署名したりできることを知っておくと役立ちます。
シンプルなフローで PDF の機密性を低減
- プロテクターを開いて重い PDF をアップロードし、オプションが表示された場合は機密性の高いハンドオフとアーカイブの品質に一致するプロファイルを選択します。
- 特に多数の大きな画像が含まれるアーカイブの場合は、処理を開始して進行を終了させます。
- 新しいファイルをダウンロードし、ページ数を確認し、いくつかの重要なページをプレビューで開き、まだ許容できるかどうかを確認します。