Когда PDF представляет собой изображение слов, а не слов
PDF-файл легко просматривать, но нужные слова могут быть захвачены: длинные кавычки для запросов предложений, очистка данных, подготовка к переводу или цитата, которую необходимо вставить, не печатая заново.Извлечение — это мост к обычным текстовым инструментам.OCR предназначен для сканов, фотографий и PDF-файлов, которые выглядят как текст, но никогда не могут быть по-настоящему выделены до тех пор, пока они не будут тщательно пройдены и внимательно прочитаны после этого.Что касается сканирования, то оптическое распознавание текста является частью истории, и внимательное чтение по-прежнему является офисной привычкой, которая предотвращает превращение молчаливой 3 в 8 в идентификаторе дела, поскольку программа проверки орфографии не является специалистом по соблюдению требований.Когда извлеченный текст должен стать новым официальным документом, многие команды выполняют преобразование PDF в Word для редактирования, а когда конечный результат по-прежнему остается в формате PDF, помните, что вы также можете сжать PDF для отправки по электронной почте, чтобы новый экспорт прошел без проблем.Представьте себе удаленного коллегу, который не может подойти к вашему столу, чтобы «просто открыть нужный», и вежливого, но занятого клиента;ваше имя файла и ваша файловая структура являются частью уважения, которое вы к ним проявляете.Представьте себе полевого работника, загружающего квитанции, студента из домашнего офиса, отправляющего пакет диссертации, и менеджера проекта, которому все еще нужно утвердить приказ об изменении: разные названия, одинаковое количество времени.Хорошая привычка — сохранять в имени файла одно очевидное главное имя и одну очевидную дату, чтобы в будущем вы могли найти пакет, не открывая десять одинаковых копий.Если следующим шагом в вашей повседневной жизни является жесткий лимит почтового ящика, полезно знать, что вы можете бесплатно объединять PDF-файлы онлайн для одной передачи, сжимать PDF-файл для электронной почты, когда ветка прерывается, конвертировать PDF-файл в Word, когда быстрое редактирование выполняется быстрее, чем перестроение, и подписывать PDF-файлы онлайн, когда удаленные утверждающие лица ждут контрассигнации.
Переход от отсканированного PDF к тексту, который можно исправить
- Если скан сильно перекошен, попробуйте выполнить повторное сканирование с прямыми краями, потому что в офисном рабочем процессе хороший ввод лучше, чем героическое программное обеспечение для коррекции.
- Запустите распознавание символов и преобразование, а затем используйте панель навигации по тексту, чтобы увидеть, стали ли заголовки реальными уровнями структуры или просто жирными линиями, которые необходимо реструктурировать для оглавления.
- Медленно прочитайте каждую страницу с цифрами и именами собственными и сохраните отсканированный PDF-файл для нужд аудита, где изображение является источником правды для подписей и печатей.