Главы предназначены для читателей;вложения должны совпадать
Не каждая передача должна включать каждую страницу.Иногда самое ответственное — это узкий кусочек, а не свалка контракта, которая топит человека, которому сегодня днем нужен только график Б.Главы — это то, как люди учатся;вложения должны соответствовать тому, над чем люди на самом деле работают на этой неделе, а не всей книге каждый раз.Разделение позволяет разместить в заявке нужный диапазон страниц, отправить главу рецензенту или уменьшить размер вложения, разбив длинный файл на две разумные части.Если вы позже создадите новый пакет из частей, вы можете снова объединить PDF-файл онлайн бесплатно, а если фрагмент все еще большой, вы можете сжать PDF-файл для электронной почты за второй проход, как только вы узнаете, что действительно нужно видеть получателю.Представьте себе удаленного коллегу, который не может подойти к вашему столу, чтобы «просто открыть нужный», и вежливого, но занятого клиента;ваше имя файла и ваша файловая структура являются частью уважения, которое вы к ним проявляете.Представьте себе квартальное закрытие, когда финансовый отдел отправляет PDF-файл, юридический отдел отправляет PDF-файл, а сопроводительное письмо находится в третьем экспорте;ваша задача — сделать так, чтобы перед выступлением совета директоров это выглядело как один компетентный пакет.Хорошая привычка — сохранять в имени файла одно очевидное главное имя и одну очевидную дату, чтобы в будущем вы могли найти пакет, не открывая десять одинаковых копий.Если следующим шагом в вашей повседневной жизни является жесткий лимит почтового ящика, полезно знать, что вы можете бесплатно объединять PDF-файлы онлайн для одной передачи, сжимать PDF-файл для электронной почты, когда ветка прерывается, конвертировать PDF-файл в Word, когда быстрое редактирование выполняется быстрее, чем перестроение, и подписывать PDF-файлы онлайн, когда удаленные утверждающие лица ждут контрассигнации.
Разделите PDF-файл по главам практичным способом
- Откройте оглавление в PDF-файле и отметьте границы страниц, где должна начинаться глава, используя номера страниц PDF-файла, а не номера строк, напечатанные в основном тексте, если они не совпадают.
- Разделите каждый диапазон по одной главе, если инструмент прост, и назовите файлы так, чтобы они соответствовали названию главы, которое люди уже используют в разговоре.
- Отправьте короткое сообщение с объяснением, какой файл соответствует какому рабочему направлению, и прикрепите индекс обложки, если ваша аудитория является внешней.