عندما يكون ملف PDF عبارة عن صورة كلمات، وليس كلمات
من السهل الاطلاع على ملف PDF، ولكن الكلمات التي تحتاجها قد تكون محصورة: علامات الاقتباس الطويلة لطلبات تقديم العروض، أو تنظيف البيانات، أو إعداد الترجمة، أو الاقتباس الذي يجب لصقه دون إعادة كتابته. الاستخراج هو الجسر إلى أدوات النص العادية. إن تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) مخصصة لعمليات المسح الضوئي والصور وملفات PDF التي تبدو كنص ولكن لم يكن من الممكن تحديدها بشكل حقيقي حتى يتم تمريرها بعناية وقراءتها بعناية بعد ذلك. بالنسبة لعمليات المسح الضوئي، يعد التعرف الضوئي على الحروف جزءًا من القصة، ولا تزال القراءة المتأنية هي عادة المكتب التي تمنع تحول الرقم 3 الصامت إلى الرقم 8 في معرف الحالة، لأن المدقق الإملائي ليس ضابط امتثال. عندما يجب أن يصبح النص المستخرج مستندًا رسميًا جديدًا، تقوم العديد من الفرق بتحويل ملف PDF إلى Word للتحرير، وعندما يظل التسليم النهائي ملف PDF، تذكر أنه يمكنك أيضًا ضغط ملف PDF للبريد الإلكتروني بحيث يتم نقل التصدير الجديد بسلاسة. تصور زميلًا بعيدًا لا يستطيع القدوم إلى مكتبك "لفتح المكتب المناسب فقط"، وعميلًا مهذبًا ولكنه مشغول؛ يعد اسم ملفك وبنية ملفك جزءًا من الاحترام الذي تظهره لهم. تصور عاملاً ميدانيًا يقوم بتحميل الإيصالات، وطالبًا في مكتب منزلي يقدم حزمة أطروحة، ومدير مشروع لا يزال يتعين عليه الحصول على توقيع على أمر التغيير: ألقاب مختلفة، وضغط الوقت نفسه. من العادات الجيدة الاحتفاظ باسم رئيسي واضح وتاريخ واحد واضح في اسم الملف، بحيث يمكنك في المستقبل العثور على الحزمة دون فتح عشر نسخ تبدو جميعها متشابهة. إذا كانت الخطوة التالية في يومك هي الحد من صندوق البريد، فمن المفيد أن تعرف أنه يمكنك دمج PDF مجانًا عبر الإنترنت لعملية تسليم واحدة، وضغط PDF للبريد الإلكتروني عندما يرتد مؤشر ترابط، وتحويل PDF إلى Word عندما يكون التحرير السريع أسرع من إعادة البناء، وتوقيع PDF عبر الإنترنت عندما ينتظر الموافقون عن بعد التوقيع المضاد.
انتقل من ملف PDF الممسوح ضوئيًا إلى نص يمكنك إصلاحه
- إذا كان المسح منحرفًا جدًا، فحاول إجراء مسح ضوئي مرة أخرى بحواف مستقيمة، لأن الإدخال الجيد يتفوق على برامج التصحيح البطولية في كل مرة في سير العمل المكتبي.
- قم بتشغيل التعرف الضوئي على الحروف والتحويل، ثم استخدم جزء التنقل الخاص بالنص لمعرفة ما إذا كانت العناوين قد أصبحت مستويات مخطط تفصيلي حقيقي أم مجرد خطوط عريضة يجب عليك إعادة هيكلتها لجدول المحتويات.
- اقرأ كل صفحة تحتوي على أرقام وأسماء علم ببطء، واحتفظ بنسخة PDF الممسوحة ضوئيًا لتلبية احتياجات التدقيق حيث تكون الصورة هي مصدر الحقيقة للتوقيعات والطوابع.