Gescannte PDFs: Warum sie riesig sind und was zu tun ist
Ein Passwort, das Sie entfernen dürfen, ist eine Workflow-Entsperrung: Sie können eine Datei in Ihren regulären Tools öffnen, eine Barrierefreiheitsprüfung durchführen und einen neuen Export erstellen, der der Übergaberichtlinie Ihrer Organisation entspricht.Offene Passwörter sind ein Tor zur Datei, und ein ruhiger Arbeitsablauf besteht darin, sie mit dem richtigen Passwort zu öffnen und sie dann sorgfältig zu exportieren, damit die neue Kopie dem nächsten Schritt Ihres Teams entspricht.Der Benutzer schmerzt durch die Zeit, die durch das Sperren von Bildschirmen verloren geht, wenn die Richtlinie besagt, dass Sie mit den Inhalten arbeiten dürfen, und die verantwortungsvolle Gewohnheit ist die gleiche wie bei jedem anderen sensiblen Export: Führen Sie ihn am richtigen Ort und auf dem richtigen Gerät durch und bewahren Sie die Prüfkopie auf, die Ihr Team erwartet.Wenn Sie nach dem Entsperren eine neue PDF-Datei erneut speichern, können Sie sie mit anderen sauberen Seiten zusammenführen, die PDF-Datei für E-Mails komprimieren, wenn sich das Postfach beschwert, und wenn die nächsten Änderungen in Word erfolgen, verwenden Sie die Option „PDF in Word konvertieren“, wenn dies der schnellere Weg ist.Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der Quittungen hochlädt, einen Home-Office-Studenten, der ein Paket seiner Abschlussarbeit einreicht, und einen Projektmanager, der noch die Genehmigung für einen Änderungsauftrag einholen muss: unterschiedliche Titel, der gleiche Zeitdruck.Stellen Sie sich einen vierteljährlichen Abschluss vor, bei dem die Finanzabteilung eine PDF-Datei sendet, die Rechtsabteilung eine PDF-Datei sendet und das Anschreiben in einem dritten Export gespeichert ist.Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass es sich vor dem Vorstandsgespräch wie ein kompetentes Paket anfühlt.Eine gute Angewohnheit ist es, einen offensichtlichen Masternamen und ein offensichtliches Datum im Dateinamen beizubehalten, damit Sie das Paket in Zukunft finden können, ohne zehn Kopien öffnen zu müssen, die alle gleich aussehen.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.
Exportieren Sie sicher eine entsperrte Kopie aus einer geschützten PDF-Datei
- Identifizieren Sie, ob es sich bei der Datei um einen reinen Scan oder eine gemischte Datei mit einer Textebene handelt, da sich jede Datei beim Exportieren einer entsperrten Kopie vonion unterschiedlich verhält.
- Führen Sie einen Export einer entsperrten Kopie aus, die auf Fotos oder bitonale Inhalte abzielt, wenn das Tool diese Option bietet, und prüfen Sie dann zunächst die Signaturzeilen.
- Wenn die Qualität nachlässt, kehren Sie zu sanfteren Einstellungen zurück und versuchen Sie es erneut. Bewahren Sie das Original für Aufzeichnungen auf, wenn das Dokument rechtlich relevant ist.