Was die Leute in der Praxis unter PDF-Verschlüsselung verstehen
Einige PDFs sollten nicht ohne Weiteres weiterleitbar sein.Mithilfe von Passwörtern, Berechtigungen und stärkerer Verschlüsselung ordnen Büroangestellte die Datei einer Richtlinie und nicht einer Stimmung zu.Starke Verschlüsselung ist der langweilige Satz hinter einer echten Richtlinie: Die Datei sollte den Erwartungen Ihres Sicherheitsteams entsprechen, wenn sie das Gebäude verlässt.Der Schmerzpunkt ist der falsche Blick auf persönliche Daten, Finanztabellen und Strategieentwurfsseiten.Ein Schutzschritt ist eine praktische Möglichkeit, Reibung dort hinzuzufügen, wo Ihre Organisation dies erwartet, und die Ausgabe dann an einer Kopie zu testen, wie Sie es bei jedem größeren Export tun würden.Wenn eine geschützte Datei immer noch zu groß für den Kanal ist, können Sie PDF-Dateien für E-Mails nur mit Genehmigung und nur nach einem Vorschaudurchlauf komprimieren. Wenn jemand eine saubere, ungeschützte Übergabe benötigt, befolgen Sie die Richtlinien zum Entfernen von Passwörtern Ihrer Organisation, anstatt eine Verknüpfung in einem öffentlichen Thread zu verwenden.Stellen Sie sich einen vierteljährlichen Abschluss vor, bei dem die Finanzabteilung eine PDF-Datei sendet, die Rechtsabteilung eine PDF-Datei sendet und das Anschreiben in einem dritten Export gespeichert ist.Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass es sich vor dem Vorstandsgespräch wie ein kompetentes Paket anfühlt.Stellen Sie sich einen entfernten Kollegen vor, der nicht an Ihren Schreibtisch kommen kann, um „einfach das Richtige zu öffnen“, und einen Kunden, der höflich, aber beschäftigt ist;Ihr Dateiname und Ihre Dateistruktur sind Teil des Respekts, den Sie ihnen entgegenbringen.Wenn Sie sich jemals unsicher sind, sehen Sie sich einige wichtige Seiten in der Vorschau an, einschließlich aller Seiten, die sich mit Geld, Unterschriften oder Compliance-Sprachen befassen, denn das sind die Seiten, auf die gezoomt wird, wenn der Stress hoch ist.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.
Optimieren Sie ein PDF für Upload-Limits
- Beginnen Sie mit dem größten bekannten Täter in Ihrem Postausgang und erstellen Sie eine Testkopie, damit Sie den Schutz nach dem Schutz vergleichen können.
- Führen Sie die Verschlüsselung mit einem Profil aus, das zuerst auf Fotos abzielt, wenn es sich bei der PDF-Datei um ein Archiv handelt, oder mit ausgewogenen Einstellungen für gemischte Inhalte.
- Öffnen Sie Kopfzeilen, kleine Fußnoten und mindestens ein detailliertes Diagramm, bevor Sie die Datei an ein Portal senden oder an einen Anwalt senden.