Gescannte PDFs: Warum sie riesig sind und was zu tun ist
Einige PDFs sollten nicht ohne Weiteres weiterleitbar sein.Mithilfe von Passwörtern, Berechtigungen und stärkerer Verschlüsselung ordnen Büroangestellte die Datei einer Richtlinie und nicht einer Stimmung zu.Bei den Eigentümerberechtigungen handelt es sich um eine differenzierte Aufteilung: Die richtigen Personen können in Umgebungen, in denen eine manipulierte Seite schlimmer ist als eine gesperrte Seite, öffnen, aber nicht stillschweigend Änderungen vornehmen.Der Schmerzpunkt ist der falsche Blick auf persönliche Daten, Finanztabellen und Strategieentwurfsseiten.Ein Schutzschritt ist eine praktische Möglichkeit, Reibung dort hinzuzufügen, wo Ihre Organisation dies erwartet, und die Ausgabe dann an einer Kopie zu testen, wie Sie es bei jedem größeren Export tun würden.Wenn eine geschützte Datei immer noch zu groß für den Kanal ist, können Sie PDF-Dateien für E-Mails nur mit Genehmigung und nur nach einem Vorschaudurchlauf komprimieren. Wenn jemand eine saubere, ungeschützte Übergabe benötigt, befolgen Sie die Richtlinien zum Entfernen von Passwörtern Ihrer Organisation, anstatt eine Verknüpfung in einem öffentlichen Thread zu verwenden.Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der Quittungen hochlädt, einen Home-Office-Studenten, der ein Paket seiner Abschlussarbeit einreicht, und einen Projektmanager, der noch die Genehmigung für einen Änderungsauftrag einholen muss: unterschiedliche Titel, der gleiche Zeitdruck.Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der Quittungen hochlädt, einen Home-Office-Studenten, der ein Paket seiner Abschlussarbeit einreicht, und einen Projektmanager, der noch die Genehmigung für einen Änderungsauftrag einholen muss: unterschiedliche Titel, der gleiche Zeitdruck.Wenn Sie sich jemals unsicher sind, sehen Sie sich einige wichtige Seiten in der Vorschau an, einschließlich aller Seiten, die sich mit Geld, Unterschriften oder Compliance-Sprachen befassen, denn das sind die Seiten, auf die gezoomt wird, wenn der Stress hoch ist.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.
Schützen Sie ein archiviertes PDF sicher
- Identifizieren Sie, ob es sich bei der Datei um ein reines Archiv oder um eine gemischte Datei mit einer Textebene handelt, da sich jede Datei beim Schutz unterschiedlich verhält.
- Führen Sie einen Schutz aus, der auf Fotos oder bitonale Inhalte abzielt, wenn das Tool diese Option bietet, und prüfen Sie dann zunächst die Signaturzeilen.
- Wenn die Qualität nachlässt, kehren Sie zu sanfteren Einstellungen zurück und versuchen Sie es erneut. Bewahren Sie das Original für Aufzeichnungen auf, wenn das Dokument rechtlich relevant ist.