Wenn das Postfach Nein sagt und Sie ein gesperrtes PDF benötigen
Einige PDFs sollten nicht ohne Weiteres weiterleitbar sein.Mithilfe von Passwörtern, Berechtigungen und stärkerer Verschlüsselung ordnen Büroangestellte die Datei einer Richtlinie und nicht einer Stimmung zu.Ein Passwort ist eine kleine Zeichenfolge, die eine große Geschichte schützen kann: Gehaltsabrechnung, Gesundheitsinformationen, einen Entwurf, der noch nicht öffentlich ist, und das Vertrauen eines Kunden in Ihren Prozess.Der Schmerzpunkt ist der falsche Blick auf persönliche Daten, Finanztabellen und Strategieentwurfsseiten.Ein Schutzschritt ist eine praktische Möglichkeit, Reibung dort hinzuzufügen, wo Ihre Organisation dies erwartet, und die Ausgabe dann an einer Kopie zu testen, wie Sie es bei jedem größeren Export tun würden.Wenn eine geschützte Datei immer noch zu groß für den Kanal ist, können Sie PDF-Dateien für E-Mails nur mit Genehmigung und nur nach einem Vorschaudurchlauf komprimieren. Wenn jemand eine saubere, ungeschützte Übergabe benötigt, befolgen Sie die Richtlinien zum Entfernen von Passwörtern Ihrer Organisation, anstatt eine Verknüpfung in einem öffentlichen Thread zu verwenden.Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der Quittungen hochlädt, einen Home-Office-Studenten, der ein Paket seiner Abschlussarbeit einreicht, und einen Projektmanager, der noch die Genehmigung für einen Änderungsauftrag einholen muss: unterschiedliche Titel, der gleiche Zeitdruck.Stellen Sie sich einen entfernten Kollegen vor, der nicht an Ihren Schreibtisch kommen kann, um „einfach das Richtige zu öffnen“, und einen Kunden, der höflich, aber beschäftigt ist;Ihr Dateiname und Ihre Dateistruktur sind Teil des Respekts, den Sie ihnen entgegenbringen.Eine gute Angewohnheit ist es, einen offensichtlichen Masternamen und ein offensichtliches Datum im Dateinamen beizubehalten, damit Sie das Paket in Zukunft finden können, ohne zehn Kopien öffnen zu müssen, die alle gleich aussehen.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.
Reduzieren Sie die Vertraulichkeit von PDFs im Handumdrehen
- Öffnen Sie den Protector, laden Sie Ihr umfangreiches PDF hoch und wählen Sie ein Profil aus, das die sensible Übergabe mit der Archivqualität übereinstimmt, sofern Optionen angezeigt werden.
- Beginnen Sie mit der Verarbeitung und warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist, insbesondere bei Archiven mit vielen großen Bildern darin.
- Laden Sie die neue Datei herunter, überprüfen Sie die Seitenzahl und öffnen Sie einige wichtige Seiten in der Vorschau, um sicherzustellen, dass sie noch akzeptabel aussehen.