Wenn jede Seite eine eigene Aufgabe auf dem Schreibtisch eines anderen ist
Ein PDF ist ein Stapel von Seiten, und das Leben passiert: Seiten liegen quer, Duplikate schleichen sich ein und die Geschichte liest sich in der falschen Reihenfolge.Das Neuanordnen ist eine schnelle Möglichkeit, der Datei einen professionellen Eindruck zu verleihen, bevor sie gedruckt oder durchgelesen wird.Das Duplizieren einer Seite erfolgt für zweite Signaturblöcke, wiederholte Formen und den seltenen Moment, in dem dasselbe Sign-Here zweimal in einem Paket vorhanden sein muss, ohne dass es zu einem Zusammenführungsfehler kommt.Drehen für Menschen, nicht für den Scanner.Löschen Sie das Leerzeichen, das die Paginierung in einem öffentlichen Deck unterbricht.Legen Sie ein von der Druckerei erwartetes Deckblatt ein.Duplizieren Sie eine Formularseite, die zwei Zeichenblöcke benötigt, ohne den Quellexport neu zu erstellen.Wenn Sie ein saubereres Paket zusammenstellen, können Sie PDF-Dateien anschließend jederzeit kostenlos online zusammenführen, sodass die Übergabe in einer Datei bleibt. Wenn der Export groß wird, verwenden Sie „PDF komprimieren“ für E-Mails, damit die neue Bestellung immer noch pünktlich versendet wird.Stellen Sie sich einen entfernten Kollegen vor, der nicht an Ihren Schreibtisch kommen kann, um „einfach das Richtige zu öffnen“, und einen Kunden, der höflich, aber beschäftigt ist;Ihr Dateiname und Ihre Dateistruktur sind Teil des Respekts, den Sie ihnen entgegenbringen.Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der Quittungen hochlädt, einen Home-Office-Studenten, der ein Paket seiner Abschlussarbeit einreicht, und einen Projektmanager, der noch die Genehmigung für einen Änderungsauftrag einholen muss: unterschiedliche Titel, der gleiche Zeitdruck.Wenn Sie sich jemals unsicher sind, sehen Sie sich einige wichtige Seiten in der Vorschau an, einschließlich aller Seiten, die sich mit Geld, Unterschriften oder Compliance-Sprachen befassen, denn das sind die Seiten, auf die gezoomt wird, wenn der Stress hoch ist.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.
Speichern Sie jede Seite mit weniger Chaos als eigenes PDF
- Listen Sie auf, was jede Seite darstellt, bevor Sie sie teilen, und vereinbaren Sie ein Namenspräfix, ein Datum oder eine Fall-ID, über die sich die Leute später nicht streiten.
- Führen Sie eine separate Seite zum Entfernen oder Speichern pro Seite aus und sortieren Sie dann sofort eine Stichprobe von Dateien in die Ordner, in die sie gehören, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
- Überprüfen Sie mit Ihrem Downstream-Tool, ob einzelne Seiten benötigt werden.Einige Tools bevorzugen ein mehrseitiges PDF, also passen Sie die Übergabe an, keine Gewohnheit, die Sie woanders gelernt haben.