Kapitel sind für Leser;Anhänge sollten übereinstimmen
Ein PDF ist ein Stapel von Seiten, und das Leben passiert: Seiten liegen quer, Duplikate schleichen sich ein und die Geschichte liest sich in der falschen Reihenfolge.Das Neuanordnen ist eine schnelle Möglichkeit, der Datei einen professionellen Eindruck zu verleihen, bevor sie gedruckt oder durchgelesen wird.Das Einfügen einer Seite gilt für Trennzeichen, Deckblätter und die Notizseite, die die Druckvorlage vergessen hat, ohne die Datei aus hundert Quellen auf einmal neu erstellen zu müssen.Drehen für Menschen, nicht für den Scanner.Löschen Sie das Leerzeichen, das die Paginierung in einem öffentlichen Deck unterbricht.Legen Sie ein von der Druckerei erwartetes Deckblatt ein.Duplizieren Sie eine Formularseite, die zwei Zeichenblöcke benötigt, ohne den Quellexport neu zu erstellen.Wenn Sie ein saubereres Paket zusammenstellen, können Sie PDF-Dateien anschließend jederzeit kostenlos online zusammenführen, sodass die Übergabe in einer Datei bleibt. Wenn der Export groß wird, verwenden Sie „PDF komprimieren“ für E-Mails, damit die neue Bestellung immer noch pünktlich versendet wird.Stellen Sie sich einen vierteljährlichen Abschluss vor, bei dem die Finanzabteilung eine PDF-Datei sendet, die Rechtsabteilung eine PDF-Datei sendet und das Anschreiben in einem dritten Export gespeichert ist.Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass es sich vor dem Vorstandsgespräch wie ein kompetentes Paket anfühlt.Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der Quittungen hochlädt, einen Home-Office-Studenten, der ein Paket seiner Abschlussarbeit einreicht, und einen Projektmanager, der noch die Genehmigung für einen Änderungsauftrag einholen muss: unterschiedliche Titel, der gleiche Zeitdruck.Eine gute Angewohnheit ist es, einen offensichtlichen Masternamen und ein offensichtliches Datum im Dateinamen beizubehalten, damit Sie das Paket in Zukunft finden können, ohne zehn Kopien öffnen zu müssen, die alle gleich aussehen.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.
Teilen Sie ein PDF auf praktische Weise in Abschnitte auf
- Öffnen Sie das Inhaltsverzeichnis in der PDF-Datei und markieren Sie die Seitengrenzen, an denen ein Abschnitt beginnen soll. Verwenden Sie dabei die Seitenzahlen der PDF-Datei und nicht die gedruckten Zeilennummern im Fließtext, wenn diese nicht übereinstimmen.
- Teilen Sie jeden Bereich abschnittsweise auf, wenn das Tool einfach ist, und benennen Sie die Dateien so, dass sie mit dem Abschnittstitel übereinstimmen, den die Leute bereits in Gesprächen verwenden.
- Senden Sie eine kurze Nachricht, in der erklärt wird, welche Datei zu welchem Workstream passt, und fügen Sie einen Cover-Index bei, wenn Ihre Zielgruppe extern ist.