Was Sie mit einer PDF-Bildzusammenführung tatsächlich im Büro kaufen können
Eine Galerie mit Telefonfotos, Quittungsscans und Feldnotizen ist eine normale Realität.Wenn Sie diese Bilder in ein PDF umwandeln, entsteht eine Datei, die sich wie ein echtes Paket anfühlt und nicht wie ein Ordner voller Chaos.Scan-Workflows bestehen aus einem Stapel einzelner Momente – Quittungen, Unterschriften, Seiten von einem Kopierer – bis Sie sie zu einer Datei zusammenfassen, die ein Mensch ablegen kann.Auftragsangelegenheiten, Rotationsangelegenheiten und eine einzelne Datei sind wichtig, wenn Sie sie auf ein Portal hochladen, einen HR-Fall einreichen oder eine Übergabe an einen Kollegen senden, die er zwischen Besprechungen auf einem Tablet lesen kann.Wenn das Paket größer wird, können Sie später immer noch weitere Seiten zusammenführen, und wenn das endgültige PDF zurückspringt, komprimieren Sie das PDF für die E-Mail, bevor Sie es erneut senden, denn die beste Story ist die, die tatsächlich im anderen Posteingang ankommt.Stellen Sie sich einen vierteljährlichen Abschluss vor, bei dem die Finanzabteilung eine PDF-Datei sendet, die Rechtsabteilung eine PDF-Datei sendet und das Anschreiben in einem dritten Export gespeichert ist.Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass es sich vor dem Vorstandsgespräch wie ein kompetentes Paket anfühlt.Stellen Sie sich einen entfernten Kollegen vor, der nicht an Ihren Schreibtisch kommen kann, um „einfach das Richtige zu öffnen“, und einen Kunden, der höflich, aber beschäftigt ist;Ihr Dateiname und Ihre Dateistruktur sind Teil des Respekts, den Sie ihnen entgegenbringen.Eine gute Angewohnheit ist es, einen offensichtlichen Masternamen und ein offensichtliches Datum im Dateinamen beizubehalten, damit Sie das Paket in Zukunft finden können, ohne zehn Kopien öffnen zu müssen, die alle gleich aussehen.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.
Nutzen Sie eine PDF-Bildzusammenführung mit Zuversicht
- Benennen Sie Dateien vor dem Hochladen eindeutig, damit Sie Duplikate wie „Final“ und „Final_revised“ in der Liste sehen können.
- Ordnen Sie die Dateien entsprechend der Tagesordnung an: Einleitung, Hauptdokument, dann Exponate und unterschriebene Formulare.
- Starten Sie die Zusammenführung, warten Sie, bis sie abgeschlossen ist, und öffnen Sie dann die erste Seite in der Vorschau, um sicherzustellen, dass das Cover korrekt ist.