Wenn das PDF ein Bild aus Wörtern ist, nicht aus Wörtern
Ein PDF ist perfekt für einen fertigen Look;Es ist schmerzhaft für eine lebendige Bearbeitung.Durch die Konvertierung in Word können Sie wieder in die Welt der Verfolgung von Änderungen, Stylesheets und Schnellkorrekturen eintauchen, wenn die einzige Quelle in Ihrem Posteingang ein flacher Export ist.OCR eignet sich für Scans, Fotos und PDFs, die wie Text aussehen, aber bis zu einem sorgfältigen Durchgang und anschließendem sorgfältigen Lesen nie wirklich auswählbar waren.Das Versprechen, das Menschen suchen, ist die Konvertierung von PDF in Word, aber der Prozess sollte dennoch bescheiden sein: Sie konvertieren, Sie überprüfen Überschriften und Tabellen und Sie beheben, welche Geometriefehler auftreten, insbesondere bei langen Verträgen und zweispaltigen Seiten.Wenn der Word-Durchlauf abgeschlossen ist, exportieren Sie erneut eine PDF-Datei für Außenstehende. Wenn die neue PDF-Datei zu groß ist, komprimieren Sie die PDF-Datei für E-Mails, sodass der endgültige Versand mit der endgültigen Geschichte übereinstimmt.Stellen Sie sich einen vierteljährlichen Abschluss vor, bei dem die Finanzabteilung eine PDF-Datei sendet, die Rechtsabteilung eine PDF-Datei sendet und das Anschreiben in einem dritten Export gespeichert ist.Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass es sich vor dem Vorstandsgespräch wie ein kompetentes Paket anfühlt.Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der Quittungen hochlädt, einen Home-Office-Studenten, der ein Paket seiner Abschlussarbeit einreicht, und einen Projektmanager, der noch die Genehmigung für einen Änderungsauftrag einholen muss: unterschiedliche Titel, der gleiche Zeitdruck.Wenn Sie sich jemals unsicher sind, sehen Sie sich einige wichtige Seiten in der Vorschau an, einschließlich aller Seiten, die sich mit Geld, Unterschriften oder Compliance-Sprachen befassen, denn das sind die Seiten, auf die gezoomt wird, wenn der Stress hoch ist.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.Die kleinen Details – Seitenreihenfolge, eine lesbare Dateigröße, eine Signatur, die in der richtigen Zeile landet – sind die Art und Weise, wie Büroangestellte Sorgfalt walten lassen, wenn der Kalender dies nicht tut.
Wechseln Sie von einer gescannten PDF-Datei zu einem Word-Dokument, das Sie reparieren können
- Wenn der Scan sehr verzerrt ist, versuchen Sie, einen erneuten Scan mit geraden Kanten zu erhalten, denn im Büro-Workflow ist eine gute Eingabe immer besser als eine heroische Korrektursoftware.
- Führen Sie OCR und Konvertierung durch und verwenden Sie dann den Navigationsbereich von Word, um zu sehen, ob Überschriften zu echten Gliederungsebenen wurden oder nur fette Linien, die Sie für ein Inhaltsverzeichnis umstrukturieren müssen.
- Lesen Sie jede Seite mit Zahlen und Eigennamen langsam durch und bewahren Sie das Scan-PDF für Prüfungszwecke auf, bei denen das Bild die Quelle der Wahrheit für Unterschriften und Stempel ist.