„Das Layout beibehalten“ ist eine Hoffnung und ein Prozess
Eine PDF-Datei ist leicht zu lesen, aber die Wörter, die Sie benötigen, sind möglicherweise eingeschlossen: lange Zitate für Ausschreibungen, Datenbereinigung, Übersetzungsvorbereitung oder ein Zitat, das Sie einfügen müssen, ohne es noch einmal einzugeben.Die Extraktion ist die Brücke zu normalen Textwerkzeugen.Durchsuchbarer Text ist eine sanfte Superkraft: Finden Sie die eine Klausel in einem langen Vertrag, ohne dreihundert Seiten noch einmal lesen zu müssen, wenn der Tag ohnehin schon lang ist.Bei Scans ist OCR Teil der Geschichte, und sorgfältiges Lesen ist immer noch die Bürogewohnheit, die verhindert, dass eine stille 3 in einer Fall-ID zu einer 8 wird, weil der Rechtschreibprüfer kein Compliance-Beauftragter ist.Wenn extrahierter Text in ein neues offizielles Dokument umgewandelt werden muss, führen viele Teams zur Bearbeitung eine Konvertierung von PDF in Word durch. Wenn das Endergebnis immer noch eine PDF-Datei ist, denken Sie daran, dass Sie PDF auch für E-Mails komprimieren können, damit der neue Export sauber übertragen wird.Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der Quittungen hochlädt, einen Home-Office-Studenten, der ein Paket seiner Abschlussarbeit einreicht, und einen Projektmanager, der noch die Genehmigung für einen Änderungsauftrag einholen muss: unterschiedliche Titel, der gleiche Zeitdruck.Stellen Sie sich einen entfernten Kollegen vor, der nicht an Ihren Schreibtisch kommen kann, um „einfach das Richtige zu öffnen“, und einen Kunden, der höflich, aber beschäftigt ist;Ihr Dateiname und Ihre Dateistruktur sind Teil des Respekts, den Sie ihnen entgegenbringen.Wenn Sie sich jemals unsicher sind, sehen Sie sich einige wichtige Seiten in der Vorschau an, einschließlich aller Seiten, die sich mit Geld, Unterschriften oder Compliance-Sprachen befassen, denn das sind die Seiten, auf die gezoomt wird, wenn der Stress hoch ist.Wenn der nächste Schritt in Ihrem Tag ein knappes Postfachlimit ist, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie PDF-Dateien für eine einzelne Übergabe kostenlos online zusammenführen, PDF-Dateien für E-Mails komprimieren können, wenn ein Thread zurückspringt, PDF-Dateien in Word konvertieren können, wenn eine schnelle Bearbeitung schneller ist als eine Neuerstellung, und PDF-Dateien online signieren können, wenn Remote-Genehmiger auf eine Gegenzeichnung warten.
Behalten Sie die Struktur Ihrer PDF-Datei bei, während Sie zum Text wechseln
- Stellen Sie Ihre Text-Standardstile so ein, dass sie mit der von Ihnen benötigten Marke übereinstimmen, bevor Sie mit dem Inhalt in Berührung kommen. So können Sie einen Überschriftenstil in großen Mengen erneut anwenden, anstatt Stadt für Stadt lokale Anpassungen vornehmen zu müssen.
- Wenn Bilder springen, verwenden Sie absichtlich Anker- und Umbruchoptionen, anstatt sie mit Leerzeichen zu verschieben, was zum Abbruch führt, wenn jemand einen Absatz vor dem Objekt bearbeitet.
- Führen Sie einen zweiseitigen Testdruck durch, da ein Bildschirmabdruck keine Garantie dafür ist, dass Fußzeilenregeln und Zeilenabstände bei der Arbeit mit Kunden auf dem Papier erhalten bleiben.