レターでは問題なく見える余白ですが、A4 では問題ありません
DOCX は作業草案です。PDF は、クライアントがリフローの手間をかけずにどこでも開くことができるスナップショットです。PDF への変換は信頼性を高めるためのステップであり、柔軟性を高めるためのステップではありません。A4 は国際チームの隠れた詳細です。ページは、テンプレートが生まれた場所ではなく、オフィスがある場所に印刷される必要があります。フォント、フッター、表は、自分の画面では完璧に見えても、他の人の Word ではわずかにずれてしまうことがあります。PDF は、すでに承認したと思われる内容を印刷物、受信箱、プロジェクターに表示させる方法です。パケットに複数のソース Word ファイルが必要な場合は、最後に PDF をオンラインで無料で結合して、リーダーが引き続き単一のファイルを取得できるようにします。また、PDF が太い場合は、最後のステップとして電子メール用に PDF を圧縮します。領収書をアップロードするフィールド ワーカー、論文パケットを提出するホーム オフィスの学生、そして依然として変更指示の承認を得なければならないプロジェクト マネージャーを想像してみてください。肩書きは異なりますが、時間のプレッシャーは同じです。「ちょうどいいものを開いて」デスクに来ることができない遠方の同僚や、礼儀正しいが忙しい顧客を想像してみてください。ファイル名とファイル構造は、あなたがそれらに示す敬意の一部です。確信が持てない場合は、金銭、署名、コンプライアンスに関する文言など、重要なページをいくつかプレビューしてください。これらのページは、ストレスが高いときにズームするページだからです。メールボックスの制限が厳しい場合、1 回のハンドオフで PDF をオンラインで無料で結合したり、スレッドがバウンスしたときに PDF を電子メール用に圧縮したり、再構築よりクイック編集の方が速い場合に PDF を Word に変換したり、リモートの承認者が連署を待っているときに PDF にオンラインで署名したりできることを知っておくと役立ちます。ページの順序、読みやすいファイル サイズ、正しい行に配置される署名など、細かい点に注意を払うと、オフィス ワーカーはカレンダーに注意を払うことができなくなります。
最初のクリックから A4 を念頭に置いて Word を PDF にエクスポート
- Word では、書き込み後ではなく、書き込み前に文書のページ サイズを A4 に設定します。これは、高速 PDF がクライアント マシン上で忠実に保持されるように、後で余白を変更すると、図が印刷可能領域からはみ出す可能性があるためです。
- A4 とレターの混合ソースを扱う必要がある場合は、古いテンプレートからセクション区切りを密かに取り込むペースト チェーンの代わりに、1 ページ サイズのクリーンなソース ドキュメントを作成してからコンテンツを移動します。これは、大規模なオフィス ドキュメントでの半分のページの不具合の典型的な原因です。
- エクスポート後、PDF を開いて印刷プレビューをオンにし、リーダーに紙の色が表示されている場合は、ダーク モードに惑わされないように白に設定してから、フルブリードのヘッダー画像を含むページを再確認します。この画像は、優れたインクジェットではなく、オフィスの MFP で切り取られる可能性があります。多くのチームが同じ組織内の異なるフロアに両方を配置しているためです。