紙のボタンは今でも私たちの頭の中で「出力」を意味します
DOCX は作業草案です。PDF は、クライアントがリフローの手間をかけずにどこでも開くことができるスナップショットです。PDF への変換は信頼性を高めるためのステップであり、柔軟性を高めるためのステップではありません。Print-to-PDF の考え方は、人々が理解しているメンタル モデルです。私が見ているページは、世界中で見られるページです。フォント、フッター、表は、自分の画面では完璧に見えても、他の人の Word ではわずかにずれてしまうことがあります。PDF は、すでに承認したと思われる内容を印刷物、受信箱、プロジェクターに表示させる方法です。パケットに複数のソース Word ファイルが必要な場合は、最後に PDF をオンラインで無料で結合して、リーダーが引き続き単一のファイルを取得できるようにします。また、PDF が太い場合は、最後のステップとして電子メール用に PDF を圧縮します。財務部門が PDF を送信し、法務部門が PDF を送信し、カバーレターが 3 番目のエクスポートに保存される四半期決算を想像してください。あなたの仕事は、役員会議の前に、それを有能なパケットのように感じさせることです。領収書をアップロードするフィールド ワーカー、論文パケットを提出するホーム オフィスの学生、そして依然として変更指示の承認を得なければならないプロジェクト マネージャーを想像してみてください。肩書きは異なりますが、時間のプレッシャーは同じです。確信が持てない場合は、金銭、署名、コンプライアンスに関する文言など、重要なページをいくつかプレビューしてください。これらのページは、ストレスが高いときにズームするページだからです。メールボックスの制限が厳しい場合、1 回のハンドオフで PDF をオンラインで無料で結合したり、スレッドがバウンスしたときに PDF を電子メール用に圧縮したり、再構築よりクイック編集の方が速い場合に PDF を Word に変換したり、リモートの承認者が連署を待っているときに PDF にオンラインで署名したりできることを知っておくと役立ちます。ページの順序、読みやすいファイル サイズ、正しい行に配置される署名など、細かい点に注意を払うと、オフィス ワーカーはカレンダーに注意を払うことができなくなります。
「PDF に印刷」の考え方で Word からエクスポート
- まず Word でページ サイズ、方向、余白を設定し、最後の 2 番目の手動改行は避けてください。これは、後から共有プロジェクトのチームで誰かが DOCX を再度開くときに、改行が醜いリフローになるためです。
- ドキュメントでヘッダーまたはフッターを使用している場合、テンプレートで異なる面が使用されている場合は、奇数ページと偶数ページを確認してください。これは、一部のエクスポートでは、カバー シート ポリシーに一致する必要がある両面ジョブに予期せぬ問題が発生するためです。
- ドキュメントが公開用である場合は、エクスポートを実行し、PDF を 2 つの異なるビューアで開きます。これは、混合オフィス組織では、特に Mac と Windows で微妙な透明効果のレンダリングが異なるためです。