すべてのページが誰かの机の上の独自のタスクである場合
すべてのハンドオフにすべてのページを含める必要はありません。場合によっては、最も責任のあることは、今日の午後にスケジュール B だけを必要とする人を溺死させるような契約の破棄ではなく、狭いスライスであることもあります。ファイルごとに 1 ページというのは退屈ですが、自動化、承認、ルーティング キューを動作させるには、退屈なほうが最もクリーンな方法である場合もあります。分割とは、長いファイルを適切な 2 つの部分に分割することで、適切なページ範囲をチケットに投稿したり、章をレビュー担当者に送信したり、添付ファイルのサイズを小さくしたりする方法です。後で断片から新しいパケットを構築する場合は、PDF をオンラインで再度無料で結合できます。また、スライスがまだ大きい場合は、受信者が本当に見る必要があるものがわかったら、2 回目のパスで電子メール用に PDF を圧縮できます。「ちょうどいいものを開いて」デスクに来ることができない遠方の同僚や、礼儀正しいが忙しい顧客を想像してみてください。ファイル名とファイル構造は、あなたがそれらに示す敬意の一部です。領収書をアップロードするフィールド ワーカー、論文パケットを提出するホーム オフィスの学生、そして依然として変更指示の承認を得なければならないプロジェクト マネージャーを想像してみてください。肩書きは異なりますが、時間のプレッシャーは同じです。良い習慣として、ファイル名に明らかなマスター名と明らかな日付を 1 つずつ残しておくと、将来、すべてが同じように見える 10 個のコピーを開かなくてもパケットを見つけることができます。メールボックスの制限が厳しい場合、1 回のハンドオフで PDF をオンラインで無料で結合したり、スレッドがバウンスしたときに PDF を電子メール用に圧縮したり、再構築よりクイック編集の方が速い場合に PDF を Word に変換したり、リモートの承認者が連署を待っているときに PDF にオンラインで署名したりできることを知っておくと役立ちます。ページの順序、読みやすいファイル サイズ、正しい行に配置される署名など、細かい点に注意を払うと、オフィス ワーカーはカレンダーに注意を払うことができなくなります。
各ページを独自の PDF として保存すると、混乱が少なくなります
- 分割する前に各ページが何を表しているかをリスト化し、名前のプレフィックス、日付、またはケース ID について合意し、後で議論されないようにしてください。
- バースト保存またはページごとの保存を実行し、すぐにファイルのサンプルを属するフォルダーに分類して、実行の早い段階で間違いを発見します。
- ダウンストリーム ツールで、単一ページが必要であることを確認します。一部のツールは複数ページの PDF を好むため、他の場所で学んだ習慣ではなく、引き継ぎに合わせてください。