各章は読者向けです。添付ファイルは一致する必要があります
すべてのハンドオフにすべてのページを含める必要はありません。場合によっては、最も責任のあることは、今日の午後にスケジュール B だけを必要とする人を溺死させるような契約の破棄ではなく、狭いスライスであることもあります。章は人間が学ぶ方法です。添付ファイルは、毎回本全体ではなく、今週人々が実際に取り組んでいることと一致している必要があります。分割とは、長いファイルを適切な 2 つの部分に分割することで、適切なページ範囲をチケットに投稿したり、章をレビュー担当者に送信したり、添付ファイルのサイズを小さくしたりする方法です。後で断片から新しいパケットを構築する場合は、PDF をオンラインで再度無料で結合できます。また、スライスがまだ大きい場合は、受信者が本当に見る必要があるものがわかったら、2 回目のパスで電子メール用に PDF を圧縮できます。「ちょうどいいものを開いて」デスクに来ることができない遠方の同僚や、礼儀正しいが忙しい顧客を想像してみてください。ファイル名とファイル構造は、あなたがそれらに示す敬意の一部です。財務部門が PDF を送信し、法務部門が PDF を送信し、カバーレターが 3 番目のエクスポートに保存される四半期決算を想像してください。あなたの仕事は、役員会議の前に、それを有能なパケットのように感じさせることです。良い習慣として、ファイル名に明らかなマスター名と明らかな日付を 1 つずつ残しておくと、将来、すべてが同じように見える 10 個のコピーを開かなくてもパケットを見つけることができます。メールボックスの制限が厳しい場合、1 回のハンドオフで PDF をオンラインで無料で結合したり、スレッドがバウンスしたときに PDF を電子メール用に圧縮したり、再構築よりクイック編集の方が速い場合に PDF を Word に変換したり、リモートの承認者が連署を待っているときに PDF にオンラインで署名したりできることを知っておくと役立ちます。
実用的な方法で PDF を章ごとに区切る
- PDF の目次を開き、本文に印刷された行番号が一致しない場合は、PDF のページ番号ではなく、PDF のページ番号を使用して、章が始まるページ境界をマークします。
- ツールが簡単な場合は、各範囲を一度に 1 章ずつ分割し、ユーザーがすでに会話で使用している章のタイトルと一致するファイル名を付けます。
- どのファイルがどのワークストリームに一致するかを説明する短いメッセージを送信し、対象読者が社外の場合はカバー インデックスを添付します。